Zasady organizacji spotkania negocjacyjnego

dodano:2009-05-14 przez: Karolina Dmowska Źródło: Negocjacje handlowe, Halina i Jacek Brdulak

wersja do druku

poleć znajomemu

Pierwsza sprawa dotyczy rezerwacji pokoi w hotelach. Dla głównego negocjatora drugiej strony rezerwujemy pokój na niższym piętrze. Dla członków jego delegacji pokoje na wyższych piętrach. Przed przyjazdem gości do hotelu należy zawsze upewnić się telefonicznie w recepcji, czy nie nastąpiły żadne zmiany w rezerwacji.

Organizatorzy rokowań powinni przed zajęciem pokoi przez delegację gości wręczyć im program całego spotkania, przetłumaczony na właściwy język. Jest to bardzo ważne i zaczyna się upowszechniać również w kontaktach między partnerami krajowymi. Pierwsze trzy kwadranse lub godzina pozostawiona przez organizatorów jest czasem na odświeżenie się i przebranie oraz często jedyną szansą wyjścia na miasto, poznania atmosfery ulicy, zakupienia jakiegoś drobiazgu dla najbliższych. Dlatego do programu spotkania powinien być dołączony plan miasta z zaznaczonymi miejscami obrad, hotelem, ważnymi adresami i telefonami do osób zajmujących się sprawami organizacyjnymi.

Członkowie grupy negocjacyjnej powinni mieć przy sobie bilety wizytowe, czyli popularnie mówiąc- wizytówki.

Wyróżniamy cztery główne typy biletów wizytowych:
1.    prywatne, tracące znaczenie na rzecz biletów urzędowych,
2.    urzędowe, proste w druku, łatwe do odczytania,
3.    kombinowane, dodatkowo z prywatnym adresem i telefonem,
4.    wspólne, dla męża i żony,

Bilety wizytowe najczęściej mają wymiary 9-10 x 5cm.

Szersze wizytówki urzędowe, kombinowane i wspólne wychodzą z użycia. Imię i nazwisko zwykle znajduje się pośrodku biletu, przed nim umieszczamy tytuł naukowy, pod nazwiskiem natomiast- stanowisko służbowe. U dołu wpisujemy adres, telefon i inne informacje.

Na biletach urzędowych osób zajmujących wysokie stanowiska nie umieszcza się najczęściej adresu, numeru telefonu i faksu.

 Dodatkowym elementem pojawiającym się na służbowych wizytówkach jest logo firmy umieszczane najczęściej w lewym górnym rogu. Preferowana jest prostota, funkcjonalność, czytelność zapisu.

Organizator powinien zadbać o właściwe, zgodne z zasadami dobrego wychowania, przygotowanie roboczej sali konferencyjnej. Przede wszystkim chodzi o stół negocjacyjny. Może na nim stać jedynie woda mineralna lub inne napoje orzeźwiające. Naturalnym uzupełnieniem będą wtedy szklanki do napojów i otwieracze do butelek (koniecznie w wystarczającej liczbie). Pozostałe miejsce przeznacza się na materiały robocze, którym nie mogą zagrażać żadne filiżanki, półmiski z owocami czy piętrzące się kwiaty. Stąd też należy wcześniej zaplanować przerwy w negocjacjach na kawę lub skromny poczęstunek.

Niedopuszczalna jest sytuacja, w której sekretarka strony pełniącej honory domu, wtargnie w pewnym momencie do sali negocjacyjnej i każe się zadeklarować, kto będzie pił kawę, a kto herbatę. Gości zapraszamy do osobnego pomieszczenia, najlepiej z wygodnymi klubowymi fotelami, gdzie będą serwowane gorące napoje, łącznie ze stosownymi dodatkami. Uczestnicy rokowań mogą tam zastać również tzw. szwedzki stół z oznaczonymi starannie termosami i odpowiednią zastawą. Jeżeli firma nie dysponuje nadmiarem pomieszczeń, taki stolik może stać w sali negocjacyjnej. Z termosów mogą również rozlewać napoje panie sekretarki. Jakiś dyskretny gest pozwoli wtedy gościom dokonać właściwego wyboru. Najpierw należy obsłużyć gości. Pierwszy otrzymuje kawę główny negocjator drugiej strony. Później można już pozwolić sobie na pewne odstępstwa od protokołu i z wrodzoną nam szarmanckością uhonorować np.kobiety.  

przeczytano: 1885 razy

---

oceń materiał: 1 2 3 4 5 średnia ocena: 3.1

---

Opinie użytkowników

+ dodaj opinie

brak opini