Bezpieczne zarządzanie dokumentami

Bezpieczne zarządzanie dokumentami

Nadmiar papierowej dokumentacji w biurze to zmora niejednej firmy. Drukujemy zapisy rozmów, umowy, listy pracowników i wiele innych dokumentów, które zawierają dane, o których bezpieczeństwo powinniśmy się odpowiednio zatroszczyć. W przypadku wielu kartonów lub kilkudziesięciu segregatorów z dokumentami do zniszczenia, należy skontaktować się z profesjonalną firmą świadczącą usługi niszczenia dokumentów. Na przykład firma z Gdańska wystawiająca certyfikat zniszczenia dokumentów.
  

Dokumenty z danymi osobowymi


Wydrukowany e-mail z imieniem, nazwiskiem oraz numerem telefonu, kopia umowy zawierająca poufne informacje czy lista płac pracowników, te dokumenty często pojawiają się na naszych biurkach. Co robimy z nimi, kiedy przestają być użyteczne? Zazwyczaj po uprzednim poćwiartowaniu kartek trafiają do zwykłego kosza na śmieci. Rzadziej lądują w niszczarce biurowej – przecież pojemnik szybko się zapełnia i trzeba go opróżnić. Niestety tak wyglądają realia, ale czy mamy świadomość grożących nam kar w sytuacji, gdy dokumenty wpadną w niepowołane ręce?

Obowiązek zarządzającego danymi


O odpowiednie zniszczenie dokumentów powinniśmy dbać, w zależności od rodzaju poufności danych w nich zawartych, należy doprowadzić części kartki papieru do konkretnych rozmiarów.

czytaj dalej

reklama

srebrnypies

Szczegółowe wytyczne podaje norma DIN 66399 o klasach tajności i poziomach bezpieczeństwa niszczenia danych. 
Artykuł 52 Ustawy o Ochronie Danych Osobowych jasno precyzuje, że o dane zawarte w dokumentacji powinniśmy szczególnie dbać.

Kto administrując danymi narusza choćby nieumyślnie obowiązek zabezpieczenia ich przed zabraniem przez osobę nieuprawnioną, uszkodzeniem lub zniszczeniem, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

Cena niszczenia dokumentów


Wszystkie poufne dokumenty powinny zostać odpowiednio zniszczone. W przypadku dużych ilości dokumentów (np. po okresie archiwizacji) można skorzystać z usług specjalistycznej firmy, która wystawi certyfikat zniszczenia dokumentów. Gdy firma zewnętrzna odbierze dokumenty, obowiązek bezpiecznego przechowywania danych przechodzi właśnie na nią. Warto więc mieć na uwadze odpowiednie posługiwanie się dokumentami z danymi osobowymi.

Komentarze