W jaki sposób można zarządzać obiegiem dokumentów?

W jaki sposób można zarządzać obiegiem dokumentów?

W dzisiejszych czasach nie tylko wielkie korporacje dążą do usprawnienia przepływu informacji, który przyczynia się do efektywniejszego zarządzania procesami zachodzącymi w firmie. Natłok treści, dokumentów i załączników często sprawia, że nawet w dobrze funkcjonujące przedsiębiorstwa, szkoły czy urzędy może wkraść się chaos. Jak temu zapobiec? Istnieje bardzo dobre rozwiązanie, wspomagające przepływ pracy i informacji, a mianowicie system zarządzania dokumentami.


Systemem zarządzania dokumentami, z języka angielskiego DMS (Document Management System), nazywamy narzędzie stworzone przez zespół informatyków, umożliwiające porządkowanie oraz opracowywanie dokumentów w różnego rodzaju instytucjach. Mamy tutaj na myśli zarówno te dokumenty, które krążą w przedsiębiorstwie w obiegu zamkniętym pomiędzy poszczególnymi segmentami organizacji, jak i wszystkie inne, które przychodzą z zewnątrz - np. korespondencję z klientem, urzędami ale również faktury, rachunki i korespondencję urzędowa. Zadaniem systemu, który funkcjonuje w ramach organizacji, jest nie tylko gromadzenie dokumentów w formie elektronicznej, ale także ich uporządkowanie, np. segregacja czy segmentacja. Narzędziem szczególnie przydatnym do tegoż procesu jest tzw. OCR, pozwalający przetworzyć dokumenty w formie papierowej na dokument cyfrowy, który następnie przechowywany jest w bazie danych.

Oprogramowanie OCR

Oprogramowanie OCR to "inteligentne, profesjonalne oprogramowanie do tworzenia edytowalnych i przeszukiwalnych plików elektronicznych z zeskanowanych dokumentów papierowych, plików PDF i zdjęć z aparatu cyfrowego" - informują przedstawiciele firmy Veracomp. Dzięki oprogramowaniu typu OCR użytkownik może wszelkie treści, znajdujące się nie tylko w dokumentach tekstowych, ale także w obrazach, przekształcić w formę cyfrową, nadająca się do użytku. Program rozpoznaje treść, następnie tworzy identyczny dokument w formacie pozwalającym na edycję i wprowadzenie zmian a także jego archiwizację. Dobre oprogramowanie rozpoznaje praktycznie wszystkie główne języki na świecie, doskonale daje sobie radę ze złożoną dokumentacją, nawet tą średniej jakości - pochodzącą przykładowo z aparatu fotograficznego zamieszczonego w telefonie komórkowym.

Skanery dokumentów


Aby przenieść dokumenty i zamienić je z formy papierowej w elektroniczną nie wystarczy samo oprogramowanie. Do tego celu potrzebne są bowiem skanery. Standardowe urządzenie tego typu ma format A4 lub A3, ale system zarządzania dokumentami często obsługuje również urządzenie dla mniejszych lub większych formatów oraz takie o wysokiej przepustowości dokumentów - nawet 60 000 dziennie. Najpopularniejszą formą skanowania jest skanowanie płaskie za pomocą urządzenia wyposażonego w szybę.

Podsumowując - ze względu na fakt, że coraz więcej dokumentów ma formę elektroniczną, firmy, przedsiębiorstwa oraz inne placówki decydują się na skorzystanie z systemów obiegu dokumentów (zob. ofertę Veracomp). Wspólna baza dokumentów pozwala na bieżąco kontrolować realizację zadań przez konkretnych pracowników instytucji, upraszcza proces wyszukiwania oraz eliminuje potrzebę powielania dokumentacji.

Komentarze