Planowanie poprzez cele

Planowanie poprzez cele

Artykuł prezentuje podstawowe trudności w tradycyjnym podejściu do planowania, polegającym na ustalaniu harmonogramu czynności. Ukazuje idee innego podejścia do planowania, a także przedstawia konkretny przykład, jak wykonać planowanie poprzez cele.

Planowanie czynności
Najprostszym sposobem planowania, jest ustalanie czynności od teraz do kiedyś. Z natury, każdy perfekcjonista dąży do uzyskania najlepszego z możliwych planów. Jednak tego typu działanie może okazać się ślepą uliczką.

Takie planowanie ma jedną podstawową zaletę:
- Jest naturalne. Każdy potrafi je wykonać, jeżeli tylko zechce.

Jednak takie planowanie niesie ze sobą szereg możliwych zagrożeń:
- Poziom szczegółowości – dążąc do perfekcyjnego planu, zadania rozpisujemy na poszczególne czynności. Łatwo to zrobić, więc rozpisujemy je najdokładniej jak potrafimy. W dodatku towarzyszy nam złudne poczucie dobrze wykonanej pracy. Złudne, bo przecież tak naprawdę nie zrobiliśmy niczego, co by nas przybliżyło do realizacji celu. Może poza wykryciem tysiąca niezbędnych do wykonania czynności, z czego kilkaset trwa krócej niż ich wprowadzenie do harmonogramu. Niezwykle trudno jest dojść w planowaniu czynności do celu, co skutkuje tym, że z każdą chwilą coraz mniej energii poświęcamy na planowanie kolejnych kroków.

czytaj dalej

reklama

W konsekwencji powyższych działań pojawia się przekonanie o bezsensowności sporządzania planu. Może się ono wyrażać np. tymi słowy: „Po co mi plan? I tak będę musiał go zmieniać”.
- Sztuczne ograniczenia – powyższa praca, nawet jeżeli zostanie przerwana, albo co gorsza doprowadzona do końca, skutkuje utworzeniem ograniczeń realizacji celu. Z harmonogramu wynika jasno, jakie czynności muszę wykonać, a każde odstępstwo kieruje mnie na ścieżkę, która nie jest zaplanowana. Przypomina mi to starą grę komputerową, w której aby ją ukończyć należało wykonać listę kroków, w ustalonej kolejności. Tylko nałogowi gracze mogli ukończyć grę inni po prostu się nią szybko nudzili.
- Spadek motywacji – efektem planowania jest zmęczenie przemieszane ze znużeniem. Trudno jest zatem zdobyć się na pierwszy krok, w kierunku realizacji celu. W dodatku, widząc tysiąc czynności, a ich liczba jest przerażająca, zapominamy, że większość z nich trwa tylko chwilę. Cel oddala się z każdą chwilą. Z trudem go dostrzegamy, koncentrujemy się na tym, aby zdążyć w terminie wykonać kolejne zadanie, które często nie należy do tych prac, które lubimy wykonywać.
- Mała elastyczność – rozbudowany harmonogram, nie toleruje zmian. Każda z nich pociąga za sobą konieczność poprawiania wszelkich terminów. Nawet, jeżeli program komputerowy uaktualni nasz terminarz, to i tak będziemy musieli osobiście zadbać o korektę wykorzystania zasobów, a także zmianę terminów w zawartych umowach. Ratujemy się przydzielaniem dłuższych, niż nam się to wydaje konieczne, terminów wykonania. Tylko, że odbiorca (często my sami) naszego zadania, nie chce się na nie godzić, a nawet, gdy to zrobi, to i tak kontekst wypełnia bezlitośnie tę rezerwę kolejnymi czynnościami, a my stajemy przed kolejną, jeszcze większą prośbą o zmianę haromonogramu.
- Rozczarowanie – taki plan z góry skazany jest na porażkę. Często zdarza się też, że jest on porzucany, a dalsze czynności wykonywane są w oparciu o intuicję. Najczęstszą reakcją jest tzw. gaszenie pożarów, czyli szybkie, instynktowne i doraźne działanie będące wynikiem dostrzeżonej nagłej akcji. W konsekwencji pojawia się tendencja do nie planowania. Powyżej opisana strategia strażaka staje się bardzo bliska, jedyna, którą można równie naturalnie zastosować jak planowanie czynności.

Jaka jest alternatywa do planowania czynności?
Zdaję sobie sprawę, że jest wiele osób, które opanowały planowanie czynności do perfekcji i świetnie je wykorzystują do realizacji własnych i służbowych celów. Chcę jednak zaprezentować zupełnie odmienne podejście do planowanie poprzez cele.
Planowanie poprzez cele, zasadniczo różni się od tradycyjnego podejścia.
Po pierwsze, zaczynamy od końca. Najpierw ustalamy cel finalny i cofamy się, aż do chwili obecnej. W ten sposób pozostajemy w nieustannej łączności z efektem, czyli tym czemu tak naprawdę każde planowanie powinno służyć.
Po drugie, planujemy cele, a nie czynności.
Te dwa założenia, umożliwiają nam pełną kontrolę nad poziomem szczegółowości, dostarczają maksymalnej liczby konkretów i otwierają wiele możliwości na osiągnięcie każdego z nich. Każdy cel pośredni staje się kamieniem milowym, którego osiągnięcie jest zarazem okazją do świętowania oraz zastrzykiem energii do dalszego działania.

Cel finalny
Cel finalny odpowiada na pytania: Kto? Co? Gdzie? Kiedy? Po co? Taki cel jest również ekologiczny, jest naszym marzeniem, które chcemy zrealizować. Posiada „latarnię”, która skupia wokół niego nasze myśli, a także „strażnika okazji”, którym jest pytanie „Jak ? ?”. Strażnik okazji jest jedynym elementem, w którym zbliżamy się do czynności. Jednak zamiast je planować, wystarczy je wykonać. Szczegóły ustawiania takich celów będą opisane w artykule: Stuningowany Cel – jednej z dalszych  części cyklu.
Dla przykładu cel finalny jest taki:
Do końca 2007 roku wspólnie z moją partnerką urządzamy i zamieszkujemy nowe mieszkanie na Bemowie.

Mapa celów
Mając cel finalny warto w tej chwili przyjrzeć się naszej sytuacji i kontekstowi naszego problemu. Na kartce papieru wypisujemy wszystkie cele pośrednie jakie zauważamy. Nie należy się w tym momencie skupiać się na ich hierarchii, wystarczy je wypisać, a następnie połączyć odpowiednio strzałkami od tego pierwszego do celu finalnego. W tym momencie nawet nie trzeba definiować smartnych i ekologicznych celów. Wystarczą dwa słowa, jest nimi latarnia, która obrazuje w naszej pamięci dany fragment realizacji naszej decyzji.

Dla naszego przykładu tak utworzona mapa celów wygląda następująco:



 
Diagram celów
Mając mapę celów możemy przystąpić do ich poukładania, tak aby stworzyć diagram celów, z którego już jasno będzie wynikać co i w jakiej kolejności trzeba wykonać oraz co od czego jest zależne.

Dla naszego przykładu tak utworzony diagram celów wygląda następująco:


 
Kamienie milowe
Dalsza praca polega na rozpisaniu każdego celu pośredniego – kamienia milowego na smartny i ekologiczny cel. Jeżeli chcemy dalej uszczegóławiać plan w następnym kroku możemy istotne kamienie milowe, potraktować jak cele finalne i dla nich wykonać całe planowanie poprzez cele. Tę procedurę możemy stosować do momentu, kiedy uznamy, że nasz plan jest perfekcyjny lub do czasu, kiedy wystarczy nam energii. Na poziomie generalnym cała realizacja będzie zaplanowana, a szczegóły będą doprecyzowane tam gdzie naprawdę warto to zrobić.

Przykładowe kamienie milowe:
Do końca września 2007 wspólnie z moją partnerką organizujemy środki ze sprzedaży małego mieszkania i kredyt w banku na zakup nowego mieszkania.
Do końca września 2007 wspólnie z moją partnerką uzyskujemy kredyt na zakup nowego mieszkania.

W efekcie otrzymamy bardzo konkretny dokument, który jest źródłem do opracowania listy i mapy obiekcji.

Planowanie obiekcji
Planowanie obiekcji to moment, w którym na chwilę możemy wejść w rolę adwokata diabła. Wtedy robimy przegląd wszystkich celów i dla każdego z nich wypisujemy przeszkody, które mogą uniemożliwić jego realizację. Wystarczy wypisać każdą myśl-obawę w postaci zdania oznajmującego, w tym momencie nie ważne są szanse na jej spełnienie, jak również konsekwencje, jakie przyniesie. Następnie rozkładamy wszystkie obiekcje na mapie obiekcji. Żółte i czerwone obiekcje wymagają dalszej pracy.
 


Racjonalizacja obiekcji
Pojawiające się obiekcje, jeżeli okażą się wystarczająco istotne, staną się celami rezerwowymi, na których będzie można się wesprzeć w razie nieprzychylnych okoliczności losu.
Interwencja dla żółtych i czerwonych obiekcji polega na uszczegółowieniu dotychczasowych celów lub stworzeniu celów alternatywnych, których zadaniem jest zmniejszenie prawdopodobieństwa lub obniżenie konsekwencji.

Oto przykład mapy obiekcji dla naszego problemu:


 
Mapa obiekcji
W naszym przykładzie dla obiekcji: „Wykańczanie mieszkania przeciągnie się w czasie”, ryzyko zmniejszy nam następujący cel alternatywny: „Już teraz rezerwuje termin u Pana Jasia, zaprzyjaźnionej z rodziną złotej rączki.”, a konsekwencje obniżymy poprzez: „Drugie mieszkanie sprzedaje w momencie jak urządzanie nowego mieszkania będzie na ukończeniu.”
Harmonogram celów
Wreszcie jak już mamy cel finalny, kamienie milowe i cele alternatywne, możemy przystąpić do utworzenia harmonogramu działań. W zasadzie taki harmonogram utworzy się sam, wystarczy przeczytać naszą dokumentację od końca.
Jest on otwarty na zmiany. Po pierwsze, nie ma czynności, więc dróg dojścia do konkretnego kamienia milowego jest wiele. Po drugie, nawet jeżeli zmienimy kamień milowy, zmiana ta będzie miała zasięg lokalny – najwyżej do najbliższego celu pośredniego. Działając bez ograniczeń, nagle się okazuje, jak wiele czynności można wykonać w ciągu jednej godziny. Cała energia skierowana jest w działanie i sprawdzanie, czy przynosi ono efekty, założone w definicji celu.

Oto fragment harmonogramu dla naszego przykładu:


 
Kroki procedury:
1. Wyznacz cel finalny
2. Utwórz mapę celów
3. Utwórz diagram celów
4. Zdefiniuj smartne i ekologiczne cele pośrednie
5. Utwórz mapę obiekcji.
6. Zracjonalizuj obiekcje.
7. Opracuj harmonogram.


Podsumowanie
Podczas planowania przydaje się umiejętność wyznaczania celów, jest ona podstawą planowania poprzez cele. Najprościej jest wykorzystać procedurę zarys celu, z moich doświadczeń wynika, że szybko staje się ona zasobem naszej podświadomości, a jej stosowanie staje się niemal automatyczne. Ważne jest to, aby na tym etapie nie przejmować się obiekcjami i obawami, które mogą się pojawiać. Teraz one tylko przeszkadzają, przyjdzie na nie jeszcze czas, odegrają one w procesie planowania bardzo ważną rolę.
W planowaniu najważniejszy jest cel finalny. To on determinuje wszystkie następne – poprzednie działania. Następne w planowaniu, poprzednie w działaniu. Po wykonaniu procedury zarys celu otrzymujemy wyznaczony cel finalny, zdefiniowaną latarnie, utworzonego strażnika okazji.
Mając cel finalny, możemy wyznaczyć cele pośrednie. Może być ich wiele, a każdy kamień milowy może mieć własne wydarzenia składowe. Kamienie milowe najłatwiej jest odnaleźć na mapie celów, a poukładać i odkryć zależności - w diagramie celów.
Z każdym kamieniem postępujemy tak jak celem. Ważne jest to, aby odkrywać, nazywać cele z tego samego poziomu ogólności. Mając utworzoną mapę wydarzeń, bardziej świadomie możemy uszczegóławiać tylko to co wg nas wydaje się być istotne.
Mając zdefiniowane kamienie milowe możemy przystąpić do identyfikacji pojawiających się obiekcji, obrazujemy ją na mapie obiekcji. Naszym zadaniem jest po prostu wypisanie wszystkiego tego, co może nam przeszkodzić w realizacji celów pośrednich. Warto jest na chwilę zamienić się w adwokata diabła i każdą pojawiającą się wątpliwość zapisać w postaci zdania oznajmującego. Nie trzeba się tłumaczyć, dlaczego tak uważamy, skoro pojawiała się obawa to na pewno ma jakieś ku temu przesłanki. Wystarczy lista zdań oznajmujących dla każdego celu.
Mając listę obaw, możemy przystąpić do ich racjonalizacji. Wykonuje się ją na dwóch wymiarach: prawdopodobieństwa i konsekwencji. Każdą obawę należy ocenić na każdym z tych wymiarów, a następnie wpisać w odpowiedni kwadrat. Do dalszej analizy przechodzą tylko te zmiany, które są na żółtych i czerwonym polu. Dla nich wyznaczany jest cel rezerwowy, który ma dążyć do zmniejszenia prawdopodobieństwa lub obniżenia konsekwencji.
Na tym etapie w formie prostej tabelki tworzymy harmonogram, który zawiera termin, latarnię, strażnika okazji i cel. Cele rezerwowe rozpisujemy w ten sam sposób.
Na koniec powiedzenie, które zmieniło moje podejście do planowania
Dobry plan realizuje się sam

Wycięte z tekstu:
Szczegóły ustawiania takich celów zostały opisane w artykule: Stuningowany Cel.
W artykule Stuningowany Cel opisana jest procedura tworzenia ekologicznego i SMARTnego celu.
W casie „Zamieszkane mieszkanie”, przedstawiona jest przykładowa dokumentacja dla planowania poprzez cele.


O autorze:

Robert Izdebski jest certyfikowanym Cochem ICC, Architektem Korporacyjnym i trenerem grupowym.

Buduje długoterminowe strategię rozwoju IT, których istotą jest zmiana podejścia informatyki do biznesu i odwrotnie. Jako lider i mentor uczestniczy w realizacji projektów o wielomilionowym budżecie.

Jest twórcą cyklu zmiany: 3 Przemiany, w którym uczestnicy za pomocą eksperymentów behawioralnych, narzędzi coachingowych, procedur NLP i indywidualnych sesji coachingowych, przemieniają się w bohatera, który w danym momencie ich życia jest niezbędny do rozwiązania ich biznesowych problemów.

Prowadzi blok poświęcony rozwiązywaniu problemów w Szkole Profesjonalnego Coachingu w Instytucie Psychoedukacji i Rozwoju Interpersonalnego w Krakowie.

robert.izdebski@mentat.biz.pl

Komentarze