Jak rozmawiać z przełożonymi
Sukces w rozmowie zależy nie tyle
od tego, byś był dowcipny, lecz raczej
od tego, byś umożliwił rozmówcy bycie
dowcipnym. Jeśli twój rozmówca będzie
zadowolony z siebie i swego dowcipu
będzie też niepomiernie zadowolony z ciebie
(La Bruyere)
Nie zależnie od tego, czy służbowa rozmowa następuje z inicjatywy szefa czy też na Twoją prośbę, musisz być do niej dobrze przygotowany.
Jeśli wzywa Cię Szef, spróbuj się zastanowić, o co może mu chodzić.
Sprawa ta najczęściej należy do jednej z czterech kategorii:
• omówienie jakiegoś problemu
• powierzenie Ci jakiegoś zadania,
• pochwała, a może i awans,
• reprymenda, a w najgorszym razie zwolnienie z pracy,
Jeśli spodziewasz się rozmowy należącej do jednej z dwóch pierwszych kategorii, to dobrze będzie, jeśli przyjdziesz przygotowany. Jeśli natychmiast będziesz mógł zreferować interesujący Szefa problem, lub jeśli już zawczasu przymierzysz się do zadania, które –jak przypuszczasz- chce Ci powierzyć, zrobisz wrażenie człowieka kompetentnego.
reklama
Na spotkanie z przełożonym musisz przyjść punktualnie. Możesz w sekretariacie zgłosić się parę minut przed czasem, ale nigdy po wyznaczonej Ci godzinie. Jeśli o spotkaniu wiedziałeś odpowiednio wcześniej, to przyjdź ubrany stosownie do okoliczności. Natomiast zawsze możesz przyjść w stroju roboczym (np. fartuch laboratoryjny). Pamiętaj też o butach: powinny być wyczyszczone. Nigdy nie wchodź do gabinetu Szefa w płaszczu. Wierzchnie okrycie zostaw w szatni, na wieszaku w sekretariacie, a jeśli to niemożliwe, to zdejmij je i przewieś przez rękę, natychmiast usprawiedliwiając się z tego niedochowania form.
Kiedy już poproszą Cię do gabinetu, wchodzisz i nie siadasz, póki Szef Cię nie poprosi. Jeśli może istnieć szansa, że Szef nie pamięta Twego nazwiska, zacznij od przedstawienia się, np. ,,Panie Dyrektorze, jestem Jan Kowalski z księgowości, Pan Dyrektor wzywał mnie do siebie”. Jeśli wcześniej wiedziałeś, w jakiej sprawie zostałeś zaproszony, to możesz od razu dodać: ,,Oto dokumenty dotyczące sprawy, która Pana interesuje”, oczywiście wręczając mu odnośne papiery. Jeśli to nie wchodzi w grę, to po przedstawieniu zamieniasz się w słuch. Mów możliwie mało i z zastanowieniem, słuchaj pilnie i myśl szybko. Od czasu do czasu możesz coś zapisać w notatniku. Patrz na Szefa z uwagą, ale nie wpatruj mu się przenikliwie w oczy. Jeśli Szef zażartuje, to uśmiechnij się, może roześmiej, ale nie wybuchaj gromkim śmiechem. Sam raczej powstrzymaj się od żartów. Jeśli Cię pytają, odpowiadaj z zastanowieniem nawet wówczas, gdy mógłbyś recytować z szybkością karabinu maszynowego. Nie staraj się błyskać elokwencją. Istnieje opinia, iż ,,silni w gębie” to marni pracownicy. Nie przerywaj Szefowi w pół słowa!
Jeśli Szef konsultuje z Tobą jakiś projekt, staraj się wyczuć, jaki jest jego stosunek do tej sprawy. Jeśli jest entuzjastą albo autorem pomysłu, to nawet jeśli uważasz ją za wierutną bzdurę, nie dyskwalifikuj jej natychmiast. Powiedz natychmiast, że to sprawa ciekawa, ale musisz się nad nią zastanowić i zgłosisz się po przestudiowaniu projektu. Dopiero wówczas możesz przedstawić trudności czyniące całą sprawę niewykonalną lub niewartą zachodu, cały czas twierdząc, że sam pomysł jest doskonały, tylko okoliczności mu nie sprzyjają. Oczywiście nie dotyczy to wypadków, gdy jesteś jego bliskim i zaufanym współpracownikiem. Wówczas wasze stosunki muszą być oparte na zupełnie innych zasadach, a Twoja lojalność będzie wymagać, byś mówił mu, co myślisz, w sposób bardziej otwarty.
Jeśli Szef proponuje Ci nowe zadanie (lub stanowisko), które zgadzasz się przyjąć, polecam Ci zastosowanie jednego z dwóch wariantów:
Pierwszy to deklaracja: ,,Jestem do Pańskiej dyspozycji”. Postawa ta dowodzi lojalności i oddania współpracownika. Jest bardzo lubiana przez Szefów.
Drugi to prośba o czas do zastanowienia i przemyślenia propozycji. Powinno wystarczyć 24, a co najwyżej 48 godzin, przy czym po tym czasie Twoje ,,Tak” powinno być uzupełnione przedstawieniem Szefowi wstępnej wizji, jaką masz w zakresie realizacji zadania, oraz zapytaniem, czy mu to odpowiada. W ten sposób pokazujesz, że poważnie i zastanowieniem podchodzisz do propozycji.
W ciągu paru dni po przyjęciu nowego stanowiska czy zadania prześlij Szefowi bardzo zwięzłe memorandum na temat tego, jak wyobrażasz sobie pełnienie nowych obowiązków.
Jeśli natomiast propozycja Ci nie odpowiada i możesz sobie pozwolić na jej odrzucenie, zastosuj łagodną metodę odmowy. Do dość dobrych zaliczam dwie:
Lepsza to prośba o czas do namysłu (ale krótki, bo jeśli Ty odmówisz, to Szef będzie musiał zwrócić się do kogoś innego). W drugiej rozmowie, utrzymanej w bardzo poważnym tonie, przedstaw wyjaśnienie powodów swej odmowy. Podkreślaj przy tym, jak bardzo żałujesz, że nie jesteś w stanie przyjąć tej propozycji. Będzie dobrze widziane, jeśli zaproponujesz inną osobę.
Gorsza ale dopuszczalna metoda, to wyrażenie zgody, ale obwarowanej tyloma warunkami, byś miał pewność, że Szef ich nie przyjmie. Oczywiście każdy z tych warunków musisz uzasadnić. A kiedy Szef zdecyduje, że w tej sytuacji rezygnuje z Twojej osoby, to dobrze będzie, jeśli zaproponujesz mu personalną alternatywę.
Jeśli zostałeś wezwany do Szefa i ku swemu zaskoczeniu otrzymujesz pochwałę, podwyżkę, czy awans, na pewno nie rób uwag, że już dawno na to zasłużyłeś.
Natomiast zacznij od podziękowania. Następnie powiedz, że postarasz się dowieść swą pracą, iż decyzja ta jest uzasadniona.
Jeśli Szef daje Ci reprymendę, nie kłoć się z nim. Bardzo spokojnie wysłuchaj. Przyznaj rację, choćby częściowo oraz ewentualnie przedstaw okoliczności, które mogą wpłynąć na zmianę stanowiska Twego przełożonego. Doceń fakt, że Szef zdecydował się powiedzieć Ci to wszystko w oczy, choć zapewne było to dla niego nieprzyjemne. Na zakończenie rozmowy powiedz Szefowi, że przemyślisz i skorygujesz popełnione błędy. I dobrze Ci radzę- zrób to.
Jeśli w czasie rozmowy dowiadujesz się, że zostajesz zwolniony z pracy nie wpadaj we wściekłość. Nie traktuj tego jako doskonałej okazji, by nareszcie powiedzieć Szefowi co o nim myślisz. Po pierwsze jest to bardzo nieeleganckie, a po drugie jest więcej niż prawdopodobne, że Twój przyszły szef zadzwoni do obecnego, by usłyszeć opinię na Twój temat. A więc nie bądź głupi: chwila wątpliwej satysfakcji może Cię drogo kosztować. Natomiast możesz powiedzieć, że czujesz się boleśnie dotknięty, ale mimo to jesteś Szefowi wdzięczny, iż dał Ci możliwość ciekawej pracy, oraz że wiele się w tym czasie nauczyłeś. Jeśli masz zamiar walczyć o swoje, np. w Sądzie Pracy, to poinformuj o tym Szefa mówiąc: ,,Mam nadzieję, że Pan zrozumie, iż w tej sytuacji odwołam się do Sądu Pracy. To najlepszy dowód, jak bardzo czuję się związany z Instytucją i jak mi zależy na dalszej pracy pod Pańskim kierownictwem”. Pamiętaj: rozstawaj się z firmą z godnością.
Komentarze